Procesos

Seamos realistas, en un mundo ideal cada empresa u organización, sin importar su tamaño o facturación anual, tendría un Plan DRP (Disaster Recovery Plan) a prueba de balas y listo para operar en este preciso instante; eso por supuesto, en un mundo perfecto.

En Chile, muchas empresas consideran a las Tecnologías de la Información (TI) como un tema prioritario en su planificación financiera. Sin embargo, si bien los productos y servicios TI abren nuevas oportunidades, también presentan un nuevo conjunto de desafíos. Los recursos informáticos a menudo mal gestionados tienden a complicar el proceso de toma de decisiones, debido a que introducen nuevas incertidumbres.

Los problemas en la infraestructura de redes y de comunicaciones, factores de personal e incluso los presupuestos limitados que se asignan a las áreas de TI, son elementos importantes que dificultan la gestión óptima de éstos recursos; pero si algo falla, adivina quien será el responsable.  

 

1.- Saca cuentas:

backup_archivosPrimero: ¿Cuánto factura tu empresa por hora?, así de simple, puedes calcular distintas horas del día, e incluso distintos días del mes, pero como resultado siempre tendrás un promedio; cada minuto que pasa en tu negocio tiene un valor, una cantidad “X” en $ que recibe mientras todos sus sistemas funcionan según lo esperado.

No vale restar los gastos habituales, sólo divide la facturación mensual por la cantidad de horas operativas al mes y tendrás un dato promedio referencial muy útil, sabrás cuánto deja de recibir tu caja en caso de fallas.

Segundo: ¿Cuánto inviertes en obtener un dato?, de la información que guardan tus sistemas, sean datos de clientes, de facturación, de proveedores, calcula cuánto cuesta obtener cada uno de ésos datos; ¿una llamada?, ¿una persona trabajando?, ¿su espacio de trabajo?, valoriza cada factor y multiplícalo por la cantidad de datos que tienes almacenados. Como resultado tendrás una referencia del costo de volver a contar tus bases de datos y archivos.  

 

2.- Anota y evalúa

¿Existe actualmente en la organizacbackup_adción una política de respaldos?, ¿Cuál es el estado actual de tus respaldos e instalaciones físicas?, ¿Cuándo fue realizado el ultimo backup?, ¿Cuánto espacio adicional se han incrementado las bases y archivos desde el último respaldo realizado?, ¿Existe un árbol telefónico que incluya todos los niveles de personal involucrados en la cadena interna de TI?…

Con los datos mencionados, sabrás cómo proseguir para tu plan de Respaldo y Recuperación:  Revisa y comprueba que dicha base esté siendo aplicada en forma efectiva, que los respaldos estén actualizados (al día), que efectivamente contengan todos los datos que deben estar ahí, para así corroborar que no haya pérdida de datos por fallas de conectividad:

Si existe Política ok Icon Procura que cada uno de los que participan en la organización estén al tanto de éstas políticas y actúen conforme a éstas con el fin de mantener segura la información de sus terminales. En caso de respaldo físico, revisa estado y caducidad de las cintas y/o HDD y que la data que guardan esté legible y actualizada al formato de sus actuales software o sistemas vigentes. Es importante evaluar la antigüedad del hardware que soporta los procesos y la calidad de la conectividad provista a dicho equipamiento. ¿Están al día las licencias?, ¿Tienen Service Pack vigente o Soporte para actualizaciones? Si cumples cabalmente todas estas interrogantes, te felicito, estás a un paso de la perfección. Ya puedes pasar a la planificación de tu BCP (Business Continuity Planning). De lo contrario, pasa al punto 3 . Crea una política puntual para los usuarios finales y procura difundirla entre los integrantes de la organización. Ésta debe considerar que cada uno debe utilizar en breve  una copia de respaldo de los archivos vinculados a su trabajo e información de la empresa. icon_square 

No existe Política  De acuerdo al estado actual de sus archivos y bases de datos, de deben evaluar los costos asociados a la mantención y consumo energético de las máquinas que guardan esta información; HH Ingeniería o personal técnico, riesgos asociados a infraestructura, tales como protección contra incendios, seguridad física estructural y seguridad de acceso a los espacios donde se guarda y/o almacena este equipamiento.

También aquí es importante evaluar la antigüedad del hardware que soporta los procesos y la calidad de la conectividad provista a dicho equipamiento. ¿Están al día las licencias?, ¿Tienen Service Pack vigente o Soporte para actualizaciones? Lo anterior se debe efectuar como trabajo inicial antes del punto 3.  

 

3.- Cotiza:

backup_costoExiste actualmente en el mercado de las TI una amplia gama de servicios vinculados al respaldo y la recuperación de datos, te recomiendo buscar en el medio al menos unos 3 proveedores de servicios vinculados a éste tipo de soluciones.

La oferta es amplia, pero también es muy diversa, por lo cual hay una serie de factores que influyen tanto en los costos asociados como en la calidad y funcionalidad del servicio que esperas, lo importante es elegir de acuerdo a lo que se ajuste más a las necesidades y presupuesto de la empresa.

Para un buen plan de Backup & Recovery, es recomendable cotizar y tener claros todos los precios y características de las siguientes soluciones:

  • Respaldo en la nube (pública, privada o híbrida para end point o servidores)
  • Respaldo físico en unidad de cinta (directo o remoto, traslado y almacenamiento)
  • Respaldo en VPS (Desde Server X-86 hasta plataformas de Enclosure conectada a Storage / Hipervisores desde KVM hasta VMware)
  • Servidor propio de Respaldo (Housing, energía, conectividad)
  • Enlaces (FTP, punto a punto, acceso nacional o internacional en el caso de Cloud, etc)
  • Centro de Datos (Infraestructura del Datacenter, certificaciones u homologaciones Tier I, II, III en caso de Chile o IV para servicios Cloud en el extranjero)

 

4.- Define una Solución

backup1Una vez que cuentes con los valores referenciales de mercado respecto de las distintas soluciones existentes para respaldo de datos, ya podrás hacer una comparación respecto del valor de los datos almacenados en los sistemas de la organización. En este minuto es cuando se hace necesario definir cuánto cuesta actualmente mantener dicha información bajo resguardo: Espacio físico, energía, HDD, cintas, servidores, servicios de pago mensual, personal técnico, etc.

Con esta información podrás crear una tabla comparativa entre el actual gasto y nivel de riesgo asociado, con la nueva inversión y su correspondiente reducción de riesgo. Define y presenta en tu organización el proyecto de Backup & Recovery; el resultado de una elección acorde a las necesidades de una empresa, en la mayoría de los casos siempre dará el mismo:

– Costo + Seguridad

 

5.- Implementa por partes

backupUn buen DRP en principio no siempre implica una renovación completa de tus sistemas, varias de las soluciones existentes pueden ser aplicadas en forma escalada y siguiendo una planificación acorde al presupuesto disponible del área.

Una vez claros los objetivos y formas de Backup para tu información puedes comenzar a implementar un plan de BCP (Business Continuity Planning). Si bien implementar éstas soluciones requiere la inversión en tiempo y recursos, si éstas son gestionadas en forma adecuada, permiten a organizaciones y empresas de cualquier tamaño contar con herramientas informáticas de última generación, orientadas a facilitar su crecimiento económico basado en la optimización de sus procesos y la seguridad de su principal activo: Su Información.

 

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